We zoeken een administratief ondersteuner
Voor de ondersteuning van onze onderzoeksgroep itec en het secretariaat van de Vlaamse wiskunde olympiade.
Itec is een onderzoeksgroep van de KU Leuven en imec, Vlaanderens hightech onderzoeks- en innovatiecentrum voor nano-elektronica en digitale technologieën. Op de campus Kortrijk van de KU Leuven verenigt itec onderzoekers van drie verschillende faculteiten (Psychologie & Pedagogische wetenschappen, Letteren en Geneeskunde) en vijf disciplines (onderwijspsychologie, statistiek, toegepaste linguïstiek, datawetenschap en informatica) om samen te werken rond onderzoeksthema’s in educatieve technologie, zoals het instructioneel design en de effectiviteit van online leeromgevingen (bv. e-learning, serious games), statistische modellering, algoritmes voor adaptief leren en natuurlijke taalverwerking.
Op KU Leuven Campus Kulak te Kortrijk is eveneens het algemeen secretariaat van de Vlaamse Wiskunde Olympiade (VWO) gehuisvest. Deze vereniging organiseert de Kangoeroewedstrijd (momenteel 5 edities), de Junior Wiskunde Olympiade en de Vlaamse Wiskunde Olympiade. Daarnaast organiseert ze ook voorbereidingsweekends in het kader van internationale wedstrijden en stelt ze haar oefeningen digitaal interactief ter beschikking van leerlingen en leerkrachten in het usolv-it oefenplatform.
Functie
- Je bent verantwoordelijk voor diverse administratieve taken zoals het agendabeheer van de verschillende professoren van de itec groep, rapportering van onkosten, beheer van laptops, administratieve ondersteuning bij projectvoorstellen,…
- Je ondersteunt diverse vormen van rapporteringen en de financiële processen zowel van itec als van VWO.
- Je ondersteunt de informatieflows binnen de onderzoeksgroep door onder andere de onderzoek database van itec regelmatig up te daten.
- Je volgt de inschrijvingen voor de verschillende wedstrijden van VWO op en dit via een eigen IT-toepassing.
- Je ondersteunt mee het communicatiebeleid van itec, o.m. via het onderhoud van de website, en volgt initiatieven in dit verband op.
- Je staat in voor het opvolgen van en beantwoorden van vragen in verband met VWO (zowel e-mail als telefoon) en dit in overleg met de diverse coördinatoren en andere medewerkers van VWO.
- Je ondersteunt de onderzoekers van itec in hun deelname aan wetenschappelijke congressen (inschrijvingen, hotelreservaties, vliegtuigreizen,…).
- Je staat mee in voor de organisatie en ondersteuning van (wetenschappelijke) evenementen (vergaderingen, internationale congressen, afsluitevenementen van projecten, proclamatie VWO, voorbereidingsweekends internationale Olympiades,…).
- Je staat in voor de logistieke ondersteuning van vergaderingen, evenementen en initiatieven in het kader van de wedstrijden VWO (reservaties, logistieke omkadering, zendingen voorbereiden, prijzenpakket klaarmaken, …).
Profiel
- Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
- Je hebt bij voorkeur meerdere jaren ervaring in een gelijkaardige functie.
- Je hebt een goede kennis van het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je kunt goed overweg met de klassieke Office toepassingen (Word, Exel, Outlook, Powerpoint).
- Je bent bereid en in staat je in te werken in verschillende IT implementaties die ontwikkeld en gebruikt worden bij de Vlaamse Wiskunde Olympiade.
- Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en weet van aanpakken.
- Je bent communicatief sterk, vlot in de omvang en kan zelfstandig werken.
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
Aanbod
Wij bieden een voltijdse tewerkstelling (een 80% aanstelling is eveneens bespreekbaar) voor één jaar met een reële kans op verlenging. Je verdeelt je tijd voor 60% bij de onderzoeksgroep itec en 40% bij het secretariaat van de Vlaamse Wiskunde Olympiade. Deze functie is gekoppeld aan een salaris in graad 3 of 4, afhankelijk van je opleidingsniveau, ervaring en competenties.
Interesse?
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Kim Lamproye, tel.: +32 16 37 92 11.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 28/09/2020